电子文件的归档范围、方法

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大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——电子文件的归档范围、方法。

电子文件是信息时代政府管理、经济运行、社会运转和历史传承的重要工具和载体，是国家的核心战略资源。
1 什么是电子文件？

电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具有真实性、完整性，安全性和有效性等特征。
2 与电子文件归档相关的规范要求

【国家标准】电子文件归档与电子档案管理规范
【行业标准】政务服务事项电子文件归档规范
【行业标准】电子文件归档光盘技术要求和应用规范
【行业标准】文书类电子档案检测一般要求
《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》全文
3 电子文件归档范围

2016年发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）规定∶反映单位职能活动、具有参考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。其中，文书类和网页、社交媒体类电子文件的归档范围按照"文件材料归档范围和文书档案保管期限规定"执行，也可以说，文书类电子文件的归档范围按照国家有关纸质文件的归档范围执行。
照片、录音、录像等声像类电子文件、科技类电子文件、邮件类电子文件的归档范围都有可参照的国家标准。各种专业类电子文件的归档范围按照国家相关规定执行。
目前，大部分单位都采用"双套制"的管理办法，即纸质文件材料及其对应的电子文件同时归档。但有些电子文件没有或无法形成电子版本。这种情况在企业和科研单位比较常见。因此，10号令规定"企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限"。
就一份单独的电子文件而言，除了电子文件正本要归档，电子文件的元数据、背景信息、结构信息和一些非文本元素也应当归档。这是电子文件相对于纸质文件材料归档的特殊的也是重要的工作内容。
非文本元素包括数字水印版权信息、数字签名、日期签章等。
电子文件的背景信息的主要作用是保证电子文件的证据价值，使电子文件易被人理解。电子文件形成部门应收集的背景信息包括;公文处理单，日志文件，文件形成机构及与文件有关的其他机构名称，文件履行机构职责的目的，文件形成日期，与机构职能有关的文件价值与重要性，曾与文件有过关系的文档管理系统，该文件与其他文件或资料间的关系，对该文件有影响的其他事项。
结构信息的作用主要是便于电子文件的长期保存，便于电子文件的恢复或重建。应收集的结构信息包括∶存储格式，文字处理工具，电子文件稿本代码。
此外，在档案管理的各个阶段还应增加相应的档案管理信息。
电子文件的背景信息和结构信息、文件管理信息的添加一般通过元数据进行管理。在电子文件收集工作开始的时候就要进行元数据的添加工作，将电子文件的背景信息、结构信息植入到元数据中去，将元数据与文件内容信息捆绑在一起，"缘定终身"。在计算机档案管理系统要有元数据自动捕获功能，在文件管理的过程中不断抓取元数据。个别无法捕获的元数据由人工添加。
4 电子文件的归档方法

电子文件归档采用逻辑归档或物理归档的方法。
1）逻辑归档。逻辑归档是指档案部门不接收实体电子文件，不改变归档的电子文件的存储位置和存储方式，通过计算机网络接收归档的电子文件目录，并通过网络对归档的电子文件进行远程在线管理。
2）物理归档。物理归档是将电子档案实体从原机构的文档管理系统中转移至档案部门的档案管理系统中。物理归档主要有两种方法。一是脱机移交。将电子文件存储到脱机数字媒体（如磁带、磁盘、光盘）上，再向档案部门移交。二是在线移交。通过内部网或局域网传输归档的电子文件。
来源：数字档案管理