档案业务之如何编写组织沿革？

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组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制等变革情况的档案参考资料。
大致分为以下几种：
（1）机关、企业、事业单位等的组织沿革。它主要记载一个机关、企业、事业单位等的体制、内部机构、人员编制等演变情况。（2）地区组织沿革。记载一定区域内（如省、市、县等）所属党、政、群等各级组织的设置及其变化情况，或行政区划的演变情况。
（3）专业系统组织沿革。记载一个专业系统（如工业系统、商业系统、教育系统等）所属组织的设置和变化情况。

1、组织沿革的作用



2、组织沿革的编写体例



3、组织沿革的表达方式



4、组织沿革的编写
组织沿革通常以文字、图形、图表或者图文结合的形式，将组织发展、变革的历史脉络清晰地展现给读者，通常由封面、序言、目录、正文等部分构成。（1）封面：一般由题名（标题）、组织机构沿革的起止时间、编制单位或编制人、编制年月等要素构成，根据需要，也可标注出所用档案文献所属全宗的全宗号。（2）序言和目录：包括编写的目的、体例、时间断限、材料来源等内容。目录即组织沿革正文之前的目次，反映了正文的主要内容和排列次序。（3）正文：是组织沿革的主体部分，主要内容一般包括：① 机关的基本概况，如机关成立、合并撤销和复建情况，机关名称变更、办公地点适宜情况等。② 机关性质、职权范围、主要任务及其变化情况。③ 机关的隶属关系及变化情况。④ 机关人员编制及其变化情况，如机关主要领导人的任免情况。
⑤ 机关内部组织机构设置、机关领导体制及其变化情况等。

5、统计数字汇集
统计数字汇集又称基础数字汇集，即根据一定的需要和题目，将分散记述在档案中的数字汇集起来，以反映一定地区或某一方面在一定时期内的基本情况的档案参考资料。（1）从范围来看，分为：组织统计数字汇集、地区统计数字汇集、专业系统统计数字汇集等。（2）从时间来看，分为xxxx年（一年）的统计数字汇集、xxxx年—xxxx年（多年）的统计数字汇集。
（3）从内容来看，分为综合性统计数字汇集和专题性统计数字汇集。综合性统计数字汇集是记载和反映有关某一单位、系统、地区全面情况的数字汇集。专题性统计数字汇集是记载和反映某一个方面或某一问题的基本情况的统计数字汇集。

统计数字汇集编写方法灵活，一般包括：封面、编写说明、目录、正文。
（1）封面：封面由标题、编制单位、编印年月等要素构成，其中标题包括数字的来源单位、内容名称、记述的时间范围等。（2）编写说明：说明编写的原因、目的、任务和所编材料的用途、选编范围、取材标准以及存在的问题等。（3）目录：一般由顺序号、题名、页号组成。
（4）正文：正文的编写通常将图形、表格、文字叙述结合使用，以生动形象地反映和说明相关的基本情况。正文的内容一般包括统计对象、时间与空间范围、统计项目、统计指标、数值等内容，应尽量采用档案文献中的原始数据，数据具有典型性、代表性、能够反映主题，确保数据的真实性、准确性、权威性和一致性。

6、专题概要
专题概要是指简要记述某一特定的社会事务或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。它可以为利用者集中提供某一方面的专门材料，因此要做到概其全貌，领其要点。
专题概要的类型：
◆ 会议简介
◆ 产品、工程设备、科研项目简介
◆ 地区（机关）综合情况简介
◆ 专门问题简介
（1）选题和选材
专题概要的适用性在很大程度上取决于选题，科学合理的选题可以使专题概要具有明显的利用价值，而不切实际的选题往往使专题概要无人问津。
选题的目的如下：
① 为领导决策、本单位工作以及社会各方面需要提供服务；
② 为科学决策、解决实际问题或满足历史文化研究提供参考；
选材的要求如下：
① 一要专，要紧紧围绕题目查找材料，材料与题目所诠释的问题密切相关；
② 二要全，除了馆藏档案资料，还应通过各种渠道将有关该题目的材料收集齐全、完整；
③ 三要实，不能选用根据不足的材料，也不能将反映过程的材料作为结果性材料使用。
（2）编写要求
① 内容全面，材料真实。力求将有关专题的来龙去脉、因果始终、经验教训等叙述清楚，使利用者一经通览即可知晓专题的基本情况。② 叙中有议，评价得当。专题概要以档案等真实的史料记载为基础，在综合记述史料的基础上，反映编者对有关专题的理解和认识，重点情况重点说明，对有关问题的历史意义、成败得失、特色之处给予适当的评述，对利用者起到一定的提示和启发作用。③ 叙述准确，文字朴实。了解与专题相关的基础知识，避免出现外行话或犯常识性错误，应向有关专家请教并把关。
④ 文图结合，不拘一格。要求以文字叙述为主，表格、图示、公式、照片、附录为辅。

7、会议简介
会议简介是利用有关会议的档案材料，将会议的全过程简明扼要地加以叙述，以反映某一次会议基本情况的一种档案参考资料。
会议简介是专题概要的一种，会议简介主要内容如下：
◆ 会议名称及届次；
◆ 会议时间、地点、主持人；
◆ 会议参加人员；重要领导人及来宾可标明姓名及职务，其他代表一般只标明人数，需要时可将与会人员名单以附录形式附后。
◆ 会议的主要议程及内容；着重记述会议主要报告的题目及内容要点、会议讨论的有关问题、会议通过的决议、报告、提案等事项的名称及内容要点、选举结果等。一般只标注选举的主要领导人姓名及职务以及委员、侯补委员的人数即可。



8、科技成果简介
科技成果简介也称科技成果档案文摘，它是扼要介绍科研、设计成果档案主要内容的浓缩型科技档案编研成品。科技成果简介可采用文字叙述和表格展示的形式。
例如：某建筑研究总院档案部门编制的《科技成果档案简介》，采用表格形式列举该院近5年取得科技成果的名称、课题由来、研究结果、技术水平、应用情况、经济效益、发表方式、鉴定评审和获奖情况、项目负责人、主要研究人员等相关信息。

9、年鉴
年鉴是按年编印的反映某一地区政治、经济、文化、社会等诸方面或某一方面一年内发展变化情况的一种参考工具书。
（1）年鉴的类型
综合性年鉴；以地域为特征，涉及的内容范围广泛，收录的资料丰富。
专门年鉴；以行业或学科为特征。
（2）年鉴的体例



（3）年鉴的编写
年鉴的整体结构，通常包括前言、凡例、目录、正文、注释、附录等几部分内容，正文是年鉴的主体部分。由于年鉴只着重记载和反映对象一年中的情况，时间上的延伸性并不明显，而空间上的广泛性特点却十分突出，因此年鉴正文通常采取类编的体制，即按问题或机构、地区、重要程度等设部类，以部类为单元，横向排列的形式来记述有关内容，组织有关材料。也有些年鉴采和章节体，即分章设节的形式，但各个章节仍然是以某个问题为核心的，这种形式本质上依然属于类编体例，却不如类编体例的运用灵活。
（4）年鉴的正文与附录的内容
年鉴的正文和附录以文字叙述为主，具体包括以下内容：① 专文、特载或重要文献辑存；辑录重要领导人的讲话、署名文章、文件以及其他文献。② 统计图表；为准确的反映情况，向读者提供大量统计数字，绘制各种统计报表。可附于年鉴的有关条目之间，或作为附录的一部分。③ 照片、图表；为了达到图文并茂的效果，年鉴选录大量照片和图表。④ 大事记；由于年鉴基本上按部类横排，因此大多数年鉴都编写了大事记，有纵有横，互为补充。可作为正文的一个部类或一个章节，也可作为附录。
⑤ 素引；编制年鉴索引，方便查询利用。
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