企业档案的分类与归档管理（二）

大龙山草

大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——企业档案的分类与归档管理（二）。

经营贸易档案

（一）经营贸易档案是指在资产经营、产品贸易及产权贸易活动中，形成的各种业务合同、协议、意向书更改文书等具有保存价值的各种载体形式的一切记录材料。
（二）各业务人员有责任对在经营贸易活动过程中形成的各种记录材料进行日常收集、整理，特别要注意收集经营贸易对方的有关记录材料（如：更改通知、谈判记录、来函、来信、传真等），待经营贸易活动结束后，视其各自的保存价值进行整理、立卷。
（三）对经营贸易周期较长的项目，其文件材料可按阶段或现期利用频率的高低分期分批整理归档。
（四）对经营贸易中涉及产权、股权、使用权证明，及资本运作时发生的相关材料（如：增持增发、资本投资、资产剥离、公司分立等），须及时整理立卷后进行移交归档。
（五）在经营贸易活动中所形成的各种文字材料，凡是对国家或企业具有一定的政治影响和历史凭证的；具有技术典范和可作为工作业绩的；做法经验可作借鉴的；可能会出现经济纠纷的，不论经营贸易项目大小均应归档，并做永久或长期保存。
（六）为了维护企业的利益，尽量减少不必要的经济损失，应特别注意建立好客户档案。
（七）对在经营贸易活动中所形成的声像、照片等不同载体的记录材料，要做好文字说明，连同相关文字材料一并归档。
归档范围按照“档案归档范围及保管期限表”的归档范围执行。
科技档案

（一）科技档案是指企业从事科研和技术改造活动中，形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的科技文件材料。
（二）科技档案及文件材料的形成、收集、整理是科研、生产型企业档案的主体和核心信息资源，各级领导、科研和技术改造各级管理人员要把科技文件材料的形成、收集、整理、归档工作纳入管理制度、工作计划和工作程序及相关人员的职责范围和岗位责任制。
（三）科技档案是广大科技、技改、管理人员辛勤劳动的结晶，是企业的宝贵财产，每项科研课题和技改项目都应完整、准确、系统地进行归档，决不能分散在各单位或个人手中。要自觉遵守有关科技档案保密规定和制度，严防失密、泄密事件的发生。
（四）科技、项目、技改项目和建档工作要实行“四同步”管理：下达计划任务与提出文件材料的归档要同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况要同步；项目验收、鉴定与档案材料验收、鉴定要同步；成果上报登记、评奖以及申报优质工程与档案部门出具专题归档情况证明材料要同步。
（五）企业新增产能的投资项目、在原产能基础上进行的技术改造项目、与生产建设配套的或独立的基建项目所产生的档案，统称为固定资产投资项目档案，是科技档案的重要组成部分。应严格按《固定资产投资项目档案验收管理办法》进行项目档案归档工作。各单位在对固定资产投资项目进行验收时，须有档案部门参加，对应当归档的文件材料进行评估验收。档案未通过验收的，不得进行竣工验收。
科技档案归档要求

（一）科研开发、产品试制、技术改造及其他固定资产投资项目，由项目负责人负责组织立卷归档工作。待项目完成或某部分结束后，对所形成的技术文件材料进行系统整理，经审查验收后归档。
（二）科研和技改相关人员调离前，必须将本人承担的项目材料整理归档，并由本单位负责人、专（兼）职档案员签发《项目材料移交证明单》，交到档案部门，档案部门在调离手续单上签字后，方可办理调离。
归档范围按照《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。
电子文件及电子档案

电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
电子文件的归档与电子档案的管理，按照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等相关规定的要求执行。