建立自己的「知识管理系统」,提取信息会变得更加方便。
一. 什么是知识管理系统?
我这里先不回答这个问题,我直接给你个场景你来看~
假如你床头有 10 本书,你要在其中找到一本书,你会怎么找?
你可能会说,扫一眼就找到了啊。
但是,假如你现在身处世界上最大的图书馆:美国国会图书馆,藏书超 2.1 亿本,现在你想在里边找到某一本书,请问你如何找?
一本一本翻吗?
累死你,2.1 亿这个数字我给你换算了一下,把 2.1 亿本书铺起来可绕地球近两圈。
不仅仅找书,图书馆每天还要在其中处理上千万次的查询、借书、还书、入库.........
试问,假如你是图书管理员,仅凭借大脑,你能处理这么大的信息量么?
那么他们是如何是如何解决这些问题的?
当然是靠着一套管理系统,让一切规律化,规则化,系统化,把人解放出来。
你可以试想,如果他们没有这套管理系统将会怎么样?
同理,我们的知识管理系统就相当于这个图书管理系统,而知识就如同这一本本图书,当有了套系统去管理它们以后,我们就相当于拥有了另外的一个大脑,如此就可以把我们大脑不擅长的东西,全部扔给这个外脑,让它帮助我们记忆,整理等等。
好了,通过以上,你知道了知识管理系统就相当于我们外接一个大脑,那么为什么说你必须建立外脑呢?
二:为什么你必须建立外脑?
1. 大脑是用来思考的,不是用来记忆的。
记忆,尤其是死记硬背,是最反人性的,进化论告诉我们,大脑只会记住最能帮助我们生存的信息,至于无关紧要的,它为了节省脑力资源会尽可能的忘记它们~
同样的大脑处理信息也是如此,它只能处理眼下的小部分信息,当面对大量信息处理的时候,它就会罢工。
我们平常用脑的时候,感觉思绪乱,头昏脑涨,就是因为大脑处理的信息已经超过了它的负荷,大脑的机制天生就不是为了记忆和处理大量信息而设计的。
但是在现实生活中,我们又需要处理和记住很多信息和知识点,以便使用的时候可以随用随取,那应该怎么办呢?
当然是建立外脑。
前面说了我们大脑不擅长的记忆和大规模信息管理,但这却是我们外脑所擅长的。我们的大脑会遗忘,但是外脑它永远也不会忘的,你建立的这个外脑就会和你的大脑形成互补,各发挥其所长。
正如上面的图书管理案例,我们不需要记住每本书的信息,我们想要的时候,只要知道怎么从图书管理系统中找到它们即可。
所以想发挥大脑真正的威力,就把它从记忆中解放出来,让它去思考,而不是让它去记忆。
有同学看到这里可能会抬杠:有必要弄这么一个外脑吗,我大脑就够用了啊。
当你只想做个「撸瑟」的时候,觉得这辈子能搬个砖,扛个水泥就够了,那么你就可以离开了,因为你确实没有这个需求。
但是你想获得不断成长,要获得更强的能力,想要在社会的激烈竞争中有足够的竞争力,你的知识储备必然需要被扩大,这种情况下,你要靠脑子记忆吗?
回想你上学的生涯就知道了,那是多么痛的领悟~
正如上文案例,你只有十本书的时候,当然不需要建立外脑,想要啥扫一眼就够了,但是当你有 1000 本、10000 本、一百万、一个亿本的时候呢?
以上只是我们必须建立外脑的一个理由之一,除此之外,还有一个更重要的理由。
2. 外脑是为了帮助大脑更好的记住:有逻辑关系的知识,你用的时候才能想起来。
为什么会这样说呢?
同样我们先不回答这个问题,给你来个小测试。
现在思考一下:我让你说水果的名字,你看看你能说出多少个水果。
你可能会说,这有什么难的:苹果,香蕉,梨、橘子、火龙果、西瓜....
但是你发现越往下,你思考的时间就越长,越说不出来。
你可以先暂停阅读试试~
那么我再换一个问题,请告诉如西红柿炒鸡蛋怎么做?
你可能想都不用想,直接就可以脱口而出:准备食材-->洗菜切菜--->爆锅开炒--->.....
为什么会这样?
因为前者大脑索引的是一个点一个点的信息,后者索引的一整个结构,一整套流程,一整张知识的网。
你看,点状的东西被大脑索引是很困难的,但是有逻辑有结构的东西则不同,后者一索引就是一大片,一整个体系。当你把点状的知识编织成一张网后,它们就会形成你的思维模型,这样,你用的时候才能想起来。
很多人抱怨,学过的东西用不出来,反思一下,从小到大,你调用你知识储备的时候是不是都像是上面想水果一样,想到哪是哪。
仔细反思下:
你整理过你的知识吗?
你的知识是成结构的吗?
你脑中有这么一张庞大的知识结构网吗?
而把知识打入外脑的过程就是在编织你这张网,所以建立外脑的本质就是体系化你知识的过程。
说了那么多,想必你已经知道建立「外脑」的重要性了,那么如何建立外脑呢?
三:如何建立外脑?
在正式开始前,我们先了解下外脑是由什么构成的~
其实整个外脑就是由两个系统构成的~
第一个是储存笔记的系统。
第二个则是索引笔记的系统。
这是什么意思呢?
你可以理解成一个放,一个拿,这里知道有这么个东西即可,后文会展开介绍。
而整个外脑的搭建可以归纳为三步走~
第一步:把收集知识有序的装进去。
第二步:把知识整理好,设立规则,以供随时提用。
第三步:用的时候可以迅速的把需要的知识拿出来。
整篇文章的核心下面一张图就概括了,但是为了让你彻底搞定这件事,我会掰开了揉碎了,一步步手把手带你搭出你的知识管理系统。
下面我们先从搭建存放笔记的储存体入手,从零开始搭建整个外脑系统~
一. 选择外脑载体
一台能正常跑的电脑系统,前提就是主机,显示屏这些硬件载体,你操作系统再牛逼,没有主机你也跑不起来。
同理,我们的外脑的搭建也是如此,所以建立外脑的第一步,就是找到外脑的载体,即存放我们知识的工具。
那么市面上提供给我们现成的外脑载体都有哪些呢?
太多太多了,主流的有道云笔记、印象笔记、onenote 等,都可以作为我们外脑的载体,它们各有优缺点,想详细了解的同学请自行了解,我这里就不展开了,大家凭借喜好选择,总之,都是现成的,任君选择~
我本人的外脑载体为有道云笔记,下文演示,均以此笔记做案例,其他载体同理~
当我们确定了大脑的载体以后呢?
建立几个文件夹后,就开始一顿操作猛如虎,类似下面这样的吗?
这样的外脑系统有什么问题呢?
① 层次结构混乱:这样长长的列下来,我不知道你头大没有,别说提取了,我单单看到这一串,头就先大一圈了。
因为这样混乱的结构,含糊其辞的目录,会让你翻看这些东西的时候,对这种凌乱有一种厌恶感。
② 提取困难:混乱的内容,会让真正用的时候找不到,所有的笔记,如果用的时候找不到,或者需要很大的功夫才能找到,那这个外脑系统就没多大意义了。
当你笔记内容少的时候,你还能记得那是哪,但是当大到一定量级了呢,你的外脑一定会崩溃。
③ 知识碎片化:以上所建立的文件夹,之间都是割裂的,笔记与笔记间连接不起来。
我们在文章开始的时候就说了,外脑的作用除了帮我们承担记忆的负担,还有一项职能就是辅助我们大脑为我们建立起知识体系,如果你的笔记之间都是一个个散乱的点,那么外脑的意义就要被砍掉一半。
一句话来说,上面的那些都不是一个好的外脑,因为它并没有解决我们为什么建立外脑的本质问题。
那么什么是好的外脑呢?
① 知识结构体系化:笔记与笔记间的知识点不分散,不是乱七八糟的,不是碎片化的。
② 方便管理:看到不头大,结构清晰,一目了然。
③ 提取方便,高效:最好高效到如同探囊取物,想到就能秒拿到。如果这一点满足不了,找一个想要的信息要半天,那么这套系统就没有多少意义。
好了,到了这里你知道了,一个好的外脑的标准,随着而来的一个问题就是,如何才能让你的外脑达成以上标准。
那么如何让外脑满足以上条件呢?
正如电脑的 windows 系统一样,装上了,我们就无需用乱七八糟反人性的 dos 命令去让计算机工作,所有的一切都有序的跑在这套清爽的图形化系统之上。
同理想让外脑不乱,你必须部署一套规则化的操作系统,让我们的知识笔记全部跑在这套管理系统之上,保证底盘不乱,根基稳,而不是随性而建。
所以找到载体之后,不是一顿操作猛如虎,而是要给我们的外脑装上一个类似 windows 一样的底层系统,而我们这套跑在外脑载体上的系统就是 GTD 系统,所以我们建立外脑的第二步就是给它装上这套系统。
二:部署 GTD 操作系统
1. 什么是 GTD 系统?
GTD 的英文全称是:Getting Things Done
这是由著名的时间管理人戴维艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法,它的核心精髓是把所有待办任务都从大脑里移出去,清空大脑,用外部的工具去管理任务,让大脑的全部资源都用来思考,而又不会遗漏任何一件事。
部署了 GTD 系统在笔记本上,我们就可以借助 GTD 的工作流,不仅拥有了知识管理系统,而且还把我们的日程管理系统也都囊括其中了,极大幅度的解放了我们的大脑。
2. 如何部署 GTD 系统到笔记本上?
GTD 工作流总共有 5 个步骤:收集、厘清、整理、归档、回顾。
而把它用到我们的外脑上就变成了信息管理流,同样也是五个步骤:
GTD 信息流:收集箱、等待处理、将来可能、归档资料、专题研究。
什么意思呢?
下面分别介绍一下,我们设置的这五个文件夹可以干什么。
1. 收集箱
这个就相当于你在各大平台点的收藏,比如我们拿手机刷到好文了(比如这篇文章哈~),我们就可以把各大平台的好文,一键集中扔到这个收集箱中。
这个东西的作用就是负责收集,你不必操心该放到那个分类,所有的好东西,一股脑扔进去就 OK 了,这样就可以大幅度的解放我们分类归类的时间。
等到了一个固定的时间,比如晚上统一处理,这样既不打断我们当前手头的事情,同时又确保了收藏的文件不会乱七八糟,又能让你认真的评估和精读这篇文章,确保进入你笔记的都是精品。
2.等待处理
这个文件夹承载我们当天的日程,备忘录,记事本,沉思录、日记本等等。
你应该有体会,大脑凭记忆力处理这些事情有多坑爹,我们就可以把这些大脑不擅长的事情交给外脑处理。把日程,待办事项等全部移到这个文件夹里,把这些事情全部从大脑中清理出去,想知道接下来要做什么事情直接来翻这个文件夹,效率高的飞起。
3. 将来可能
这里主要承载计划、规划、想法、点子类的东西。
比如你看到了一个点子,发现了一个项目,你就可以先把它扔到这里,作为你的灵感库。
4. 归档资料
这个是我们的知识的大本营,最终所有的信息和笔记都会被归入到这个文件夹中,我们收集到的信息通过整理完毕以后,就放入这里,以供随手复习和使用的时候随时调取。
5. 专题研究
比如我最近对唱歌比较感兴趣,那么我就可以单独这专题这里建立一个文件夹,专门服务于唱歌,当研究出成果了,再把它归入到归档资料中。
当你在你的笔记本上,创建了这个 5 个文件夹后,你的 GTD 系统就部署完成了。
你看,部署了 GTD,通过 GTD 来处理信息后,你的外脑是不是特别有层次感,是不是感觉外脑像是有了灵魂一样~,而不是类似于上面那四个笔记长长的一串。
那么部署完 GTD 系统后就完了吗?当然不是。
完成了最底层系统的搭建,我们就要开始去处理输入进来的笔记了,前面说了,最终所有的笔记都会被汇总归档到「归档资料」这个文件夹之中,所以我们管理笔记的核心就在此文件夹中。
但是那么多的笔记,怎么去管理啊,还是像上面图中那四个案例一样,列出长长的一串文件夹吗?
下面我们进入本文的第三个模块,来解决以上问题。
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