【档案文章分享】档案信息资源利用社会化研究

聚雅阁砚堂

档案是珍贵的历史记忆和人类文化遗产，是社会财富的重要组成部分。档案从最初被视为统治阶级的所有物，到今天逐渐开放，可以让社会各部门和个人查阅利用，是档案利用工作的巨大进步。研究档案信息资源利用的社会化，实现档案资源充分利用，无论是对档案事业的发展，还是现代社会发展都具有重要意义。


01一、档案信息资源利用社会化的内涵
1.档案信息资源的内涵
　　“信息是客观事物的存在方式或运动状态以及这种存在方式或运动状态的特征和表现”。档案信息是信息的一类。由于档案的产生和发展伴随着人类社会发展，记录和反映了过去发生的活动、事件及其过程，承载着国家、民族、社群、个体的过往，是集体记忆所要保留和追溯的，因此档案信息具有独特的价值。档案信息资源既包括档案原件，也包括各种档案信息开发成果（如全宗介绍、大事记、档案文献汇编等）。因此，档案信息资源可以理解为适应生产力发展水平，通过人类参与而获取的可利用的档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息的有机体。
　　2.档案信息资源利用社会化
　　随着人类进入知识经济时代，信息资源作为一种无形的资源或无形的社会财富，日益成为人们争夺的重点。而档案信息在社会信息系统中具有独特的地位和作用，是整个国家和社会信息系统的基石之一。档案信息资源利用社会化就是指随着社会发展，档案信息资源的利用要与社会政治、经济、文化等环境有机结合。


02二、档案信息资源利用社会化的实现机制
档案的历史几乎与人类文明共存，而档案的开放利用与服务却是经历了从无到有的过程，我国档案开放利用的历史也只始于世纪年代，正处于不断的创新当中。只有合理利用档案信息资源，才能为社会发展和进步创造出巨大的经济和社会效益。
　　1.建立完善的档案信息资源体系　  （1）丰富馆藏，改善馆藏档案结构。目前，我国档案馆所藏的档案信息内容多以党政档案为主，科技、名人、民生等档案所占比重不高，缺乏反映地方特色的档案；载体以纸质档案为主，缺少声像档案、多媒体档案和新型载体档案资源。档案信息资源是利用的物质基础，要实现档案信息资源利用的社会化，必须要有内容丰富、结构合理的档案信息资源为基础。档案信息资源的丰富要坚持共享性、系统性、有效性原则，既注重数量，又注重质量。在内容上，除了要收集机关团体、企事业单位的档案外，还要收集贴近人民群众的民生档案。改变长期以来馆藏档案结构单一的局面，最大限度地丰富馆藏，以满足社会各阶层人士多样性的需求。
　　（2）与时俱进，建立现代化的档案信息资源库。档案信息资源库建设，核心是档案信息的数字化建设。传统档案资源的积累途径主要在于收藏，而数字资源则需要收藏和信息组织并重，构建一个基于互联网的，以档案数字资源为主体，以文本、图片、音频、视频等为载体的数字资源库。数字资源的共享性和关联性，网络平台的可互动性，使之可以最大限度地方便用户查询和交流，成为人们寻找“文字记载的历史”的重要媒介和依据。
　　2.强化公共服务意识，实现档案信息资源共享
　　（1）转变档案利用观念，强调档案为社会公众服务。强化档案公共服务意识，就是要求档案信息资源利用要从社会进步以及和谐发展的目标出发，真正确定档案服务政府与档案服务公众机会均等理念，让档案的发展成果惠及全体公民。
　　（2）运用现代技术，实现资源共享。在传统条件下，档案信息资源共享受档案开放程度、档案利用途径与手段的影响，档案信息传播范围狭小、作用有限。而网络技术的出现，为档案共享开辟了一条广泛传输档案信息、共享档案信息资源的全新渠道――网络术打破了档案信息传输的时空阻隔。
　　3.加强档案利用工作人才队伍建设
　　首先要大力培养大量的较高层次的档案专业人才，为发展档案事业，提高档案利用工作水平，打下坚实的基础。为实现档案利用工作中信息化、网络化、系统化、专业化提供必要的人才条件。其次，档案工作者肩负着传承社会文化的神圣职责，应该对政治、经济、科学和文化等各种社会信息保持高度的敏感性。与时俱进，通过不断的学习自我充电、自我提高，完善自身知识结构，强化自我知识更新意识。
　　4.构建档案信息资源利用的反馈机制
　　在档案利用工作中，不论是档案部门还是档案利用者都只重实际利用而常常忽略信息反馈工作。而实际上档案利用，不仅包括档案部门的提供利用和档案利用者的利用档案，而且还包括在这一活动中不同行为主体的信息反馈。要实现档案信息资源利用社会化，构建档案信息资源利用的反馈机制必不可少。
　　（1）要做好档案反馈信息的收集和综合分析工作。事实证明，档案信息资源利用工作的反馈信息和综合分析，是加大档案信息资源开发力度，提高开发质量的重要措施。通过有关信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解与掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，服务于经济建设，尽可能全面、迅速、准确地把有效信息传输给社会，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。因此，对这项工作必须引起足够重视，投人足够人力、物力和财力，确保档案工作的正常开展，以便多出成果、快出成果、出好成果。
　　（2）改进档案利用信息反馈机制。档案利用信息反馈机制主要由档案利用者信息反馈机制和档案工作人员信息反馈机制构成。具体说来，档案利用者信息反馈机制由利用者和利用者研究两大要素构成。其中利用者是档案信息的输出对象，是档案利用最为重要的反馈信息源。档案工作人员信息反馈机制由档案工作人员和反馈信息的收集、处理研究两要素构成。这两个组成部分是相互影响、相互依存的，二者的共同目的都是为了使档案部门在了解和掌握档案利用工作进展情况的基础上适时做出调整，推动档案利用工作的发展。


03三、结语
总之对档案信息资源进行开发利用，是市场经济对档案工作者提出的新要求，也是改变档案工作默默无闻现状，提高档案工作地位的良方。我们相信，随着科技的发展，档案信息资源开发利用工作也将日新月异，档案信息资源对社会的巨大作用也会逐渐显现。
转载于：论文网：档案管理学论文《档案信息资源利用社会化研究》中图分类号：G270 ，文献标识码：A ，文章编号：1003-9082（2015）09-0028-01