数字档案管理系统建设项目技术方案

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通过数字档案管理系统建设，为公司全局各类人员提供了一个企业级资料信息、档案信息、知识信息共享的平台。通过分享、推荐等手段，对企业各类信息进行有效挖掘和利用。通过系统集成方式，形成一体化档案管理平台，将档案系统整体嵌入企业信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，企业数字化档案室建设为公司全局各类用户提供系统资源的合理利用。



数字档案管理系统建设项目技术方案

XX工程技术有限公司数字档案管理系统建设项目技术方案目录：
1. 项目概述
1.1. XX工程技术有限公司概况
1.2. 档案管理系统现状
2. 系统总体设计方案
2.1. 项目目标
2.2. 设计依据与参考标准
2.2.1. 档案管理主要法规
2.2.2. 业务标准与规范
2.3. 系统总体架构
2.4. 系统技术架构
2.5. 系统物理架构
3. 系统功能设计方案
3.1. 系统总体功能模块图
3.2. 系系统业务管理功能
3.2.1. 系统主界面
3.2.2. 档案收集
3.2.2.1. 档案在线收集
3.2.2.2. 档案离线收集子系统
3.2.2.3. 电子文件采集
3.2.2.4. 档案整理
3.2.2.5. 电子文件管理
3.2.2.6. 移交审核
3.2.2.6.1. 移交申请
3.2.2.6.2. 移交审批
3.2.2.6.3. 四性检测
3.2.2.6.4. 接收登记
3.2.3. 档案管理
3.2.3.1. 数据管理
3.2.3.2. 库房管理
3.2.3.3. 回收站
3.2.4. 档案保存
3.2.4.1. 数据备份与恢复
3.2.4.2. EEP封包
3.2.4.3. 光盘制作
3.2.4.4. 电子文件存储异常管理
3.2.5. 档案鉴定与处置
3.2.5.1. 档案鉴定
3.2.5.2. 档案处置
3.2.6. 档案利用
3.2.6.1. 借阅管理
3.2.6.1.1. 借阅申请
3.2.6.1.2. 借阅审批
3.2.6.2. 档案检索
3.2.6.3. 档案编研
3.2.6.3.1. 专题编研
3.2.6.3.2. 编研发布
3.2.6.4. 知识图谱
3.2.6.5. 推送服务
3.2.6.6. 档案统计
3.2.6.6.1. 档案年报统计
3.2.6.6.2. 档案库大数据分析统计
3.2.6.6.3. 档案统计输出
3.2.6.6.4. 自定义统计分析
3.2.7. 系统设置
3.2.7.1. 业务管理
3.2.7.2. 系统配置
3.2.7.2.1. 权限管理
3.2.7.2.2. 流程控制
3.2.7.2.3. 全文检索管理
3.2.7.2.4. 水印设置
3.2.7.2.5. 日志管理
3.2.7.2.6. 安全管理
3.2.8. 我的空间
4. 系统集成方案
5. 历史数据迁移方案
5.1. 迁移方案描述
5.1.1. 迁移准备
5.1.2. 数据转换
5.1.3. 检查确认和数据上载
6. 项目实施方案
6.1. 项目组织机构
6.2. 项目实施内容
6.3. 项目实施步骤
6.3.1. 需求分析
6.3.2. 系统安装调试
6.3.3. 系统业务定制
6.3.4. 历史数据迁移
6.3.5. 系统应用培训
6.3.6. 初步验收
6.3.7. 接口功能开发
6.3.8. 试运行
6.3.9. 最终验收
6.4. 项目实施进度计划表
7. 项目培训方案
7.1. 培训内容
7.1.1. 系统管理技术培训
7.1.2. 系统应用技术培训
7.2. 培训方案
7.2.1. 个别培训
7.2.2. 集中培训
7.2.3. 二次集中培训
8. 售后服务方案
8.1. 售后服务内容
8.2. 售后服务方式
8.2.1. 现场服务支持
8.2.2. 电话回访服务
8.2.3. 后期再培训
1. 项目概述
1.1. XX工程技术有限公司概况
XX工程技术有限公司（以下简称XX）始建于1956年，前身是冶金系统较早成立的冶金工业部XX勘察公司，历经冶金工业部XX勘察研究院、中国XX建设集团XX勘察研究总院，于2004年进行分立式改制，成为中国XX科工股份有限公司全资控股的子公司。XX工程技术有限公司是集科研、咨询、勘察、设计、施工及工程总承包于一体，法人治理结构健全、技术领先、装备先进、管理规范的高新技术企业。
XX拥有多家全资子公司，在华南、上海、天津、重庆、福建、青岛、黑龙江、吉林、大连、马来西亚设有区域公司或分公司，公司已经形成立足东北、辐射全国、走出国门的区域经营布局。
1.2. 档案管理系统现状
1）        XX目前档案管理系统结构单一，只有档案室人员使用，大量公司档案数字资源得不到合理利用，特别是设计人员对设计成果电子档案得不到有效复用。
2）        大量项目工程经验分散在专家和员工头脑中，缺少知识管理建设，缺乏有效挖掘的方法和利用手段。
3）        现行档案系统权限控制不严格，无法实现，针对专业、部门、组等多维度的电子文件权限控制，无法对电子文件权限进行针对性开放。
4）        外阜单位、项目参建单位无法连接内网档案系统，电子档案收集及时性、完整性、规范性问题，目前在系统中得不到解决。
5）        目前档案系统处于孤岛状态，档案未与其他业务系统集成，未能实现系统平台化管理。
综合上述弊端考虑，XX需要更换现有的电子档案系统，实现档案资源整合，对数字档案资源和工程知识经验进行合理利用。同时与OA、项目管控平台等业务系统集成实现单点登录、用户同步、消息推送、电子文件的在线自动归档，形成统一平台。
2. 系统总体设计方案
2.1. 项目目标
XX数字档案管理系统建设的总体目标是：
(1) 通过系统建设，为公司全局各类人员提供了一个企业级资料信息、档案信息、知识信息共享的平台。通过分享、推荐等手段，对企业各类信息进行有效挖掘和利用。
(2) 通过设置利用权限，面向公司全局各类用户，实现通过局域网在公司范围内、在其权限控制范围内的档案信息在线查询和阅览服务，实现电子档案的高度复用。
(3) 通过离线收集子系统搭建，解决项目现场、参建单位等无法使用单位内网档案系统情况下，保证档案收集的及时性、完整性、规范性问题。
(4) 通过系统集成方式，形成一体化管理平台，将档案系统整体嵌入企业信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，为公司全局各类用户提供系统资源的合理利用。
(5) 通过消息待办接口集成，将档案系统待办消息推送到OA平台，实现档案借阅、移交等业务流程统一待办。
(6) 通过实现档案系统与其他业务的无缝集成，保证各前端业务系统形成的电子文件实时归档接收，从而真正实现文档一体化和全生命周期管理；实现档案系统通过OA系统的在线归档等应用集成。
(7) 标准规范体系建设。遵循国家相关标准规范，结合公司实际情况，自上而下统一部署，系统建设涵盖XX及下属各子公司。对XX及下属子公司电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求进行系统建设。
2.2. 设计依据与参考标准
档案信息化建设涉及档案法规、档案工作标准、信息安全标准、信息化建设标准以及各种地方标准。本企业数字化档案室建设方案也将在这些标准的指导下进行开发，参照的现有标准如下。
2.2.1. 档案管理主要法规
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
《全国档案信息化建设化建设实施纲要》
《国务院办公厅关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见》
2.2.2. 业务标准与规范
2.3. 系统总体架构
2.4. 系统技术架构
NDATA数字档案管理系统V4.5采用B/S方式实现档案的功能需求。采用前后端分离方式、其中系统前端用目前较为先进的VUE、HTML5等技术进行开发，后台业务逻辑层通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。拥有可用性高、兼容性强、响应速度快、易用性好等特点。
2.5. 系统物理架构
数字档案管理系统的物理架构基于集中式部署模式，即建立档案数据中心，配备服务器和存储设备及数据备份中心，提供数据的集中存储、应用服务及数据备份。系统采用Mysql数据库进行后台数据管理，采用Tomcat作为应用服务。
档案数据中心包括数据库服务器、应用服务器和存储设备，提供不同服务。
系统可以通过物理架构的扩展，满足如下需要：
1)        在需要保持系统实时在线时，可以配置双机冗余热备；
2)        在应用规模较大的情况下，可以配置服务器集群进行负载均衡
3. 系统功能设计方案
3.1. 系统总体功能模块图
数字档案管理系统总体分为档案收集、档案管理、档案保管、档案利用、系统设置五大功能群。满足企业对电子档案和电子文档资源的收集、整理、保存、鉴定、统计、利用全过程的管理需求。可安全有效地管理和利用各类档案数据，保证企业电子档案统一规范的管理，确保电子档案的真实、完整、安全。
3.2. 系系统业务管理功能
3.2.1. 系统主界面
3.2.2. 档案收集
档案收集是档案管理的第一个环节，是各专（兼）职档案人员使用的功能模块，完成了整个系统的前期文件、资料的收集。
该模块是预归档的电子档案、纸质档案的集结地；同时实现和单位其它系统之间电子档案自动归档的集合之地。
该模块支持档案按“卷”和按“件”管理；支持Doc、XML、Excel、TXT、PDF、TIFF、DWG等近百种常用格式文件的接收与管理。
3.2.2.1. 档案在线收集
数字档案管理系统提供各种档案目录，包括全宗目录、类别目录、项目目录、案卷目录、卷内目录等的著录操作。在进行档案著录时，系统提供多样化的录入方式和自动处理过程，为用户带来方便、友好的操作体验。主要功能如下：
（1）档案著录：系统支持条目信息的快速著录，提供卡片式著录，表格式著录等多种著录方式，满足单位不同层面档案管理人员进行操作。
（2）自动检测：支持著录数据自动检测，规范著录内容，主要对格式、必填项、重复性等基本内容进行审核。
（3）全文挂接：系统支持电子全文扫描挂接功能，可直接调用档案管理人员本地的扫描仪对纸质档案进行扫描，在扫描的同时可进行简单处理，如旋转、缩放、纠偏、合并等处理后上传到服务器，并建立起条目信息和电子全文之间的关联。
（4）挂接后处理：系统支持自动对挂接的电子文件进行后期处理：生成预览文件（进行格式转换并根据需要添加水印）、抽取正文内容并建立索引。
3.2.2.2. 档案离线收集子系统
对于无法在线使用系统进行数据著录的用户，他们可以利用系统提供的档案离线收集子系统，使用此系统进行数据的著录，然后将著录完毕的数据转入到系统中。用户还可以将档案数据和电子文件收集到文件夹或压缩包中，并将其直接导入系统。系统将自动生成档案条目，并将电子文件与之进行关联。离线收集具体方式如下：
（1）表格导入：支持Excel格式数据导入，在表格导入的过程中，系统支持进行完整性、有效性的检查，并支持批量修改。
（2）文件夹上传：系统支持同时批量上传文件夹，并自动抓取文件夹名、文件名、文件等信息后批量自动生成著录条目。
（3）压缩包批量上传：通过对压缩包进行批量上传，根据文件夹进行自动组卷，系统中支持1个文件夹为1卷，每一个文件为一件进行组卷。（2）批量挂接：对已经完成扫描的电子文件，系统支持将本地文件批量上传到系统中，且支持断点续传。
（4）批量挂接原文：对已经完成扫描的电子文件，系统支持将本地文件批量上传到系统中，且支持断点续传。
（5）离线接收审核：将离线收集子系统生成的移交文件，通过接收、审核、检测到系统对应的工程下。
3.2.2.3. 电子文件采集
电子文件的采集有在线自动和手动等方式：
（1）系统提供接口可和上游系统对接，可支持自动化和智能化的电子文件采集。系统可通过接口集成从第三方业务系统自动读取相关文件的元数据和全文数据，自动根据档案编目要求将元数据转换为符合档案管理要求的编目数据。
（2）用户也可以手工录入电子文件，系统支持将电子文件与档案条目之间进行关联。
3.2.2.4. 档案整理
档案整理用于辅助档案管理人员对已采集的各类档案进行著录、分类、组卷、归档移交、打印输出等，最终形成正式档案。