聚焦档案利用效能|海泰档案数字化服务解决方案

天褐女孩涛

1、 背景

档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益突显。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，是档案工作者当前非常重要和紧迫的任务。
《“十四五”全国档案事业发展规划》 要求加快档案资源数字转型，加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收，继续做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆档案数字化率达到80%。
2 、用户需求

档案主要以纸质的实体形式存在，其保存空间、环境具有很高的要求；传统的档案利用手段具有约束性，只能在一定的范围内进行档案的查阅，同时在调卷、阅卷、还卷的过程中，档案存在破损、遗失等风险，从一定程度上加速了档案的“衰老”；传统的档案管理方式工作量较大，管理成本较高。
数字档案的建设是当前档案工作发展的趋势，只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限。
3 、解决方案

海泰方圆档案数字化服务解决方案是通过最先进的技术手段使档案价值得到最充分的体现。通过档案数字化，节约档案保管费用，方便档案利用，同时避免反复印制资料造成的纸张和人员浪费。
海泰档案数字化服务解决方案基本工作环节包括：数字化前处理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份等各项工作内容。数字化加工服务流程如下图所示。



4 、客户价值

（1）延续实体档案生命
通过对实体档案全文数字化扫描，对破损的档案进行保护性修复，有效延续实体档案生命，提高电子档案的利用率，降低实体档案的使用风险。
（2）档案利用不受环境限制
电子档案使用不受时空限制，可通过网络进行传阅；同时借助系统权限控制使用电子档案的目的。
（3）丰富数字化资源
数字化档案是档案应用系统建设的重中之重，是建立和丰富数字化馆藏的必要措施。
（4）管理模式实现降本增效
实体档案和电子档案实行“双轨制”管理，档案管理人员可以通过应用系统进行档案管理工作，既节约成本，又能提高工作效率。
海泰档案数字化服务解决方案使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，逐步建立数字化的档案资源体系，为我国数字化建设提供高效、优质的历史资源。