如何做好档案管理？3步搞定

NYB冬冬

档案管理这项活，想必做过的行政er都有话可说：
“做了大半年档案管理，工作成果没人care……”
“害怕档案室落灰又担心档案室受潮。愁skr人！”

档案管理看似吃力不讨好，却又是不可或缺的基础性工作。通过它，可以记录下公司发展过程中的真实面貌，延续企业的文化及历史；又能帮助业务部门以档案材料为依据，吸取过往经验及教训，做出合理决策。
那么作为行政，该如何进行档案管理，才能在维护企业经验及成果的同时，辅助企业更快、更好地发展？不妨听听小知怎么说~
01.预先准备

磨刀不误砍柴工。档案管理涉及的面繁杂、广泛，需要行政人预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。
① 认识管理对象：什么是“档案”？并非公司经营过程中产出的所有资料，都能称之为档案噢。行政er应厘清档案的概念，才能在实际工作中，知道该管理什么材料。只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。
档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案，可参考以下这三点：
◎ 此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中，那么就不属于档案；◎  此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件，本质上是资源浪费；◎  是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。


② 明晰管理范围：该管理哪些？档案管理涵盖的范围很广，既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料，也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。
与此同时，文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分；制度流程、企业文化等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。
但并非将以上材料全部进行归档，就是对的。行政er应考虑自家公司实际需求，做到档案范围划分科学合理。请参照以下 tips 进行决策吧：
◎ 与各部门 leader 进行访谈，确定该部门需进行归档的具体文件类型；◎ 仔细确认各部门的制度及流程，确保每个流程及节点都有相应的交付物；◎ 根据各部门业务类型及需求的变化，适当调整档案管理范围；◎ 明确公司硬性要求，有哪些文件必须要归档；◎ 根据公司年度计划判断本年度档案工作需涉及的部分。


③ 组织人员配置：由谁进行管理？档案管理不是单打独斗，而应「统一指导、分级管理」。
在设置专门的档案管理人员，负责拟定规划、制度及实施方法的同时，最好应在各部门配置相应的兼职人员，负责本部门材料的形成及收集。必要时，还应组织相关人员进行档案管理培训。
例如：人事部、财务部、业务部中涉及敏感内容的文件，可由其生成部门自行管理，档案部实施监管。
④ 确定场地支持：应存放在哪里？在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内；没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。
归置档案的场地及设备并非越高级越好。而应根据企业自身情况而定，既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求，量力而行。假设10人以下的初创公司，动用库房来进行档案管理，显然就大材小用了。


公司设置档案室的情况下，事先考量以下几点：
◎ 在设备配备上预先为“九防”服务，例如安装二氧化碳灭火器、防爆灯、漏水报警装置等。◎ 档案室选址避开地下室或顶楼，避免漏水问题；◎ 使用密集架的情况下，提前计算楼板的承重问题；◎ 档案室内避免管道通过（消防水管、空调管等）；◎ 运用独立门禁及监控等措施，保证档案的保密性。

02.开展工作

开展档案工作，要求档案管理人员具备耐心、细心的同时，又得具备原则性，严格按制度、规则办事。可参考以下开展工作过程中的实用建议~
① 确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上，制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前，借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。



*档案管理制度示例

一般来说，档案工作的具体流程可分为：文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。
A 文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认（哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等）；非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外，文件转化成档案的过程中，要站在档案的角度，审核其是否完整、连续、有效。B 文件接收。交接双方应有文字性凭证，例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格，确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。
C 文件录入。这是最为关键的环节，将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时，应做到：
◎ 信息遵从文件内容本身录入；◎ 信息录入正确、完整；◎ 除文件本身信息外，需添加档案信息（如档号、类别代码、分类代码等）；◎ 为便于利用者检索和查阅档案信息，需对文件信息进一步优化（摘要、关键字、备注说明等）。◎ 每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。



D 文件整理及归档。原则上按份整理，部分文件按套整理（如诉讼文件）；实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如，重要电子文件做到打印留底归档；存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。
E 库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。日常工作开展中，应注意：
◎ 使用档案柜或密集架进行档案搁置；◎ 原则上保管和使用分离，即档案借阅室应与档案存放室割离；◎ 库房出入必须按照人+档案的形式加以登记；◎ 做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等（例如日常打扫、保养消防器材、控制温度及湿度等）。



② 做好档案的分类管理是基本原则。档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般来说，组件是以单份文件为一件，但也可将关联紧密的多个件组成一件。
文件依据自身属性、特征及利用需要可划分为以下几类：
◎ 按照载体归纳：可分为影音类、电子类、纸质类、实物类；◎ 按照时间归纳：可分为月度、年度；◎ 按照保管年限归纳：可分为短期、长期、永久；◎ 按照内容归纳：可分为资产类、标准类、文书类、管理类；◎ 按照机构归纳：即按文件生成中心或部门进行分类；◎ 按照复式结构归纳：可分为年度+内容、年度+机构、机构+内容等。
在分类管理时，应根据自家公司情况及需求，采用合适的结构进行分类。例如：年度-机构-保管年限等。并依据分类标准做好档案陈列，方便后期检索。③ 依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。可按照半年、一年的时间长度，定期销毁失效或不具备价值的档案。成立档案鉴定小组，专门对到期档案进行清查、鉴定。在接受监督的情况下，处理档案。



另外，根据业务部门需求反馈，档案工作也应进行相应调整。例如：业务部门需归档的具体文件变动，那么档案管理工作也应有所应对。④ 制定档案管理应急方案，避免险情，做好万全之策。重要档案在突发事件来临时，应能及时被转移到安全场所，得到最大限度的保护。

03.后期利用

档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。
① 建立查询、借阅等制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。
档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。


② 根据档案信息，为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中，就可收集相应的数据及建议。
◎ 文件审核过程，可检查公司各类工作流程；◎  文件接收过程，可依据数量梳理各阶段业务活跃度；◎  档案类别上，可看出各部门之间协作是否紧密；
另外，档案管理人员还可对档案信息进行再加工，提供有效的档案产品。例如：对公司每年度打印机租赁费用进行汇总，为相关部门提供数据支持；对租赁合同进行分析梳理，可得出本年度公司设立了多少分公司，分局区域等信息。

—最后—

档案管理是项长期工作，需要行政er付出足够的耐心，才能收获完美答卷。优质的档案工作不仅是行政人职场进阶的阶梯，也是业务部门得以正确决策的合理依据。
当你完成整个档案工作以后，成长与价值也将随之而来。小知在此，与你一同期待那日的到来~

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axly530

你好，请问档案统一由一个部门来管理时，比如人事档案，新员工入职后所有档案整理移交到档案室归档后，后续该员工晋升等人事变动的资料应提交给档案管理人员，由他再次归档吗

爱时间GD

具体看公司的要求，有的公司放一起，再次核实，；有的公司也分开放

虎哥726

职工的人事档案在移交到档案室的时候是要按十大类尽可能的交接完整的，后续个人形成的档案资料也是要放到个人的档案里面的，这样个人档案就会更规范，完整。