行业标准 |《档号著录规则》

123457683 · 发表于 2023-4-5 13:35:55

DA/T18—2022《档案著录规则》

1 范围
本文件确立了档案多级著录模型和原则,明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体,规定了各著录项目的著录要求。
本文件适用于档案馆(室)对各类档案的著录。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T4880(所有部分) 语种名称代码
GB/T4881 中国语种代码
GB/T15418 档案分类标引规则
DA/T13 档号编制规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1著录 description
为检索和管理档案资源,对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。
3.2著录单元 unitofdescription
作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。
3.3多级著录 multileveldescription
从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法。
3.4著录层级 levelofdescription
著录单元在全宗内所处的层次位置。注:著录层级包括文件级、案卷级、类别级、全宗级等。
3.5著录项目 elementofdescription
揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。
3.6著录条目 entryofdescription
一个著录单元所有著录项目的组合。
注:手工著录环境下,著录条目的形式为著录卡片;计算机环境下,著录条目的形式为一条数据记录。
3.7著录主体 subjectofdescription
对著录工作负有责任的机构或部门。
4 总体原则和要求
4.1 层级性
根据档案整理结果,从文件级到全宗级分级著录档案信息,以反映部分与整体的层次结构。
4.2 相称性
仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如,当著录单元为全宗时,不提供案卷的详细内容信息;当著录单元为文件时,仅著录文件信息;当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时,不提供该单位的组织机构沿革信息。
4.3 关联性
标识著录条目的著录层级,将其与上一级著录单元相连接,以明确著录单元在著录层级结构中的位置,揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。
4.4 动态性
著录项目的内容发生变化时,应重新著录。根据实际需要,保留原著录内容或重新赋值。例如,著录单元的开放审核意见发生变化时,开放标识项重新赋值;著录单元的密级发生变更时,密级项在保留原著录内容的基础上,补充变更情况。
5 多级著录模型
图1给出了多级著录的一般模型,但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别(档案类)。

行业标准 |《档号著录规则》-1.jpg

6 著录项目清单
档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制7个大项,35个小项。表1规定了著录项目及其约束性,指出了其适用的著录层级和著录主体。各著录层级的完整著录项目分别参见附录 A、附录 B、附录 C和附录 D。

行业标准 |《档号著录规则》-2.jpg

7 标识项著录细则
7.1 档案馆代码
档案馆代码是国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码。档案馆代码应照实著录。
示例:442002
7.2 著录层级
记录著录单元的著录层级。
示例:文件级
   案卷级
   类别级
   全宗级
7.3 档号
7.3.1 档号是以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。
DA/T13规定了按卷整理的档号结构:全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号,以及按件整理的档号结构:全宗号-类别号-件号。应按照 DA/T13的规则,对各著录层级赋予不同的档号:
———全宗级档号取全宗号;
示例:X033(说明:全宗级档号,全宗号)
———类别级档号取类别号及其上位类代码,即“全宗号-类别号”;
示例:X033-ZP(说明:类别级档号,全宗号-一级类别号)
———案卷级档号取案卷号及其所有上位类代码,即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号”;
示例:X033-ZP·2008-001(说明:案卷级档号,全宗号-类别号-案卷号)
———文件级档号取件号/页号及其所有上位类代码,即“全宗号-类别号-案卷号-件号/页号”或“全宗号-类别号-件号”。
示例1:X033-ZP·2008-001-00006(说明:文件级档号,全宗号-类别号-案卷号-件号)
示例2:A002-WS·2019·Y-0001(说明:文件级档号,全宗号-类别号-件号)
7.3.2 在档案馆(室)内管理档案时,采用档号作为档案的唯一标识;馆际交流时,宜采用“档案馆代码-档号”作为档案的唯一标识;国际交流时,宜采用“国家代码-档案馆代码-档号”作为档案的唯一标识。
示例1:436001-X043-LX·2011·Y-016-0038(说明:馆际交流)
示例2:CN-436001-X043-LX·2011·Y-016-0038(说明:国际交流)
7.4 题名
7.4.1 题名的界定
题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名,也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。
7.4.2 正题名
7.4.2.1 正题名是档案的主要题名。应在相应的著录层级上,拟写或照原文记录著录单元的正题名。
7.4.2.2 文件题名的著录应符合以下要求:
a) 有题名时,一般照原文著录;
b) 原题名过于冗长或不能揭示内容时,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[ ]”;
示例1:通知[共青团中央关于纪念一二·九的通知]
示例2:某某省人委国家资本主义办公室关于某某县七月十一日某工字第零六号来函所提问题的答复[某某省人委国家资本主义办公室关于对某某县划分个体手工业户、农业户的标准的复文]
c) 原题名中出现人名但人名不全时,宜补全缺少的人名,有别名的宜注明常用名。
示例:[毛泽东]《给萧旭东、蔡林彬[蔡和森]并在法诸友会》(说明:文件原题名为《给萧旭东、蔡林彬并在法诸友会》)
d) 无题名时依据文件内容拟写题名,并加“[ ]”。
7.4.2.3 案卷题名一般宜照原文著录。案卷题名不能揭示内容或过于冗长时,应重新拟写,将原题名修改好后再著录。
7.4.2.4 类别题名一般包括责任者、问题和材料形式,问题可反映职能、活动、主题、地点等。
示例:某某省人大办公厅全宗照片档案
7.4.2.5 全宗题名即全宗名称,应照实著录。
7.4.3 并列题名
并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录,并列题名前加“=”。
示例:某某市污染气象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinXXXX (说明:正题名+并列题名)
7.4.4 副题名及说明题名文字
7.4.4.1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名一般宜照原文著录,正题名能够反映档案
内容时,副题名不必著录。
7.4.4.2 说明题名文字是在题名前后对档案内容、范围、用途等进行说明的文字。必要时说明题名文字照原文著录。
7.4.4.3 副题名及说明题名文字前加“:”。
示例1:新民主主义的政治与新民主主义的文化:在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演 (说明:正题名+副题名)
示例2:武松:电视连续剧 (说明:正题名+说明题名文字)
7.5 文件编号
7.5.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
7.5.2 文件编号应照实著录。
示例1:中发〔1980〕16号
示例2:GB/T18894—2016
7.5.3 对于有多个文件编号的档案,应将所有文件编号逐一记录,之间用“;”隔开。
示例1:府书新字第1444号;府事新字第1444号;府务新字第1444号;府际新字第1444号
示例2:府事字第11235号;府事字第11236号
7.6 日期
7.6.1 通则
日期为著录单元的形成日期或起止日期。文件级著录单元,应著录其形成日期;案卷级以上(含案卷级)著录单元,应著录其起止日期。
7.6.2 日期表示方法
7.6.2.1 以公元纪年的日期应用阿拉伯数字表示,第1~4位数表示年,第5~6位数表示月,第7~8位数表示日。
示例:19810824
7.6.2.2 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日,应照原文著录,同时将对应的公元纪年附后。
示例:清乾隆十年九月二十六日(17451021)
7.6.3 形成日期
文件的形成日期应完整著录年、月、日。著录形成日期时,一般宜符合以下规则:
———公私文书、信札为发文日期;
———决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等文件为通过或发布日期;
———条约、合同、协议为签署日期;
———技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过日期;
———获奖证书、发明证书、专利证书为颁发日期;
———科研试验报告、学术论文为发表日期;
———工程施工图、产品加工图为设计完成日期;
———竣工图为绘制完成日期;
———原始试验记录、测定检验数据为记录日期。
7.6.4 起始日期
起始日期应记录著录单元中最早形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度,著录起始日期时均不应省略年度。
示例:1950(说明:全宗级)
7.6.5 终止日期
终止日期应记录著录单元中最迟形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度,著录终止日期时均不应省略年度。
7.6.6 考证日期
无确切日期的著录单元,应考证并按照以下规则著录,同时在附注项中说明考证前的原日期和考证依据。
a) 没有形成日期的文件,根据其内容、形式特征等考证出形成日期后著录,并加“[ ]”。
示例:[19520110]
b) 文件形成日期不完整或部分日期字迹不清时,考证前仍照原文著录,原日期中缺少或字迹不清部分以“□”补之;考证后,著录考证出的日期,并加“[ ]”。
示例1:1945□□□□(说明:考证前的原日期)
      [19450815](说明:考证日期)
示例2:□□□□1209(说明:考证前的原日期)
      [19691209](说明:考证日期)
示例3:19□□□204(说明:考证前的原日期)
      [193□1204](说明:考证日期)
c) 文件形成日期记载有误或有疑义时,考证前仍照原文著录;考证后,著录考证出的日期,并加“[ ]”。
示例:19500105(说明:考证前的原日期)
      [19510105](说明:考证日期)
d) 文件形成日期考证不出时,著录为“□□□□□□□□”,或著录文件上的收文日期、审核日期、印发日期等其他日期,但应在附注中注明著录的是何种日期。
e) 若考证出的形成日期根据不足时,在其后加“?”,一并著录于“[ ]”内。
示例:194705□□(说明:考证前的原日期)
      [19470505?](说明:考证日期)
8 背景项著录细则
8.1 责任者
8.1.1 通则
8.1.1.1 责任者是对档案内容进行创造或负有责任的组织机构或个人。
8.1.1.2 责任者只有一个时,照原文著录。文件级著录单元责任者有多个时,应逐一著录;案卷级以上(含案卷级)著录单元责任者有多个时著录主要责任者,立档单位本身是责任者的必著,其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。责任者之间以“;”相隔。多个责任者具有同一职责或身份又须著录时,宜将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”中,责任者之间以“,”相隔。同一责任者有多个职责或身份又须著录时,宜将多个职责或身份置于责任者后的“()”中,职责或身份之间以“,”相隔。
示例1:科技部;国家档案局
示例2:教育部[等]
示例3:徐昌霖(编剧,导演);舒适,项堃,上官云珠(主演);陈歌辛(作曲)
8.1.1.3 所署责任者为别名、笔名时,应照原文著录,但应将其真实名称附后,并加“()”。
示例1:白芳渠(中共中央北方局)
示例2:茅盾(沈雁冰)
8.1.2 组织机构责任者组织机构责任者的著录应符合以下规则。
a) 组织机构责任者应著录全称或不发生误解的通用简称。不同时期有不同名称时,著录文件形成时期使用的名称;以往使用过的名称在著录项目“组织机构沿革”中予以说明。
示例1:中国共产党中央委员会中共中央
示例2:中华人民共和国外交部外交部
示例3:中华人民共和国科学技术部科技部
示例4:河北省人民政治协商会议河北省政协以上不应简称为“中央”“本部”“科委”“省政协”。
b) 历代政权组织机构责任者,著录时其前应冠以朝代或政权名称,并加“()”。
示例1:(清)内阁
示例1:(民国)外交部
8.1.3 个人责任者个人责任者的著录应符合以下规则。
a) 个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录单位、职务、职称或其他职责,并加“()”。
示例:陈毅(外交部长)
b) 文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。
示例1:毛泽东(中共中央主席)
示例2:毛泽东(国家主席)
示例3:毛泽东(中央军委主席)
c) 清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称,并加“()”。
示例:(清)李鸿章
d) 少数民族个人责任者称谓各民族有差异,著录时遵照该民族的署名习惯。
e) 外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”。
示例1:(苏)斯大林(CTAЛИН,И.В.)示例2:(美)爱因斯坦(Einstein,A.)
8.1.4 考证责任者无确切责任者的情形,应考证并按以下规则著录,同时应在附注项中注明考证前的原责任者和考证依据。
a) 未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[ ]”;考证无结果时,以三个“□”代之。
b) 文件责任者不完整时,考证前仍照原文著录;考证后,应著录考证出的完整责任者,并加“[ ]”。
示例:[周恩来](说明:原文件责任者为“周”)c) 文件责任者有误,考证前仍照原文著录;考证后,应著录考证出的真实责任者,并加“[ ]”。
示例:[王国英](说明:原文件责任者为“王国央”)
d) 考证出的责任者根据不足时,在其后加“?”,一并著录于“[ ]”中。
示例:[张治中?]
8.2 组织机构沿革/人物生平
8.2.1 简要记录全宗级著录单元责任者的历史沿革或生平传记。
8.2.2 对于组织机构责任者,著录其名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等。
示例:中国红十字会创设于1904年(清光绪30年),称万国红十字会。1907年该会改名为大清红十字会,1909年定名为中国红十字会,1912年加入瑞士万国红十字会,是年十月在上海召开统一大会,成立中国红十字会总会,获准在内务部立案。其职责为履行日内瓦红十字公约赋予之战争救护、灾难救济和国际救济义务。
中国红十字会总会的职权为:
1.执行全国会员代表大会决议;
2.监督、指导所属各分会及各直属机关;
3.统筹红十字会事业及养成救护人才;
4.征求会员及筹募捐款基金。中国红十字会总会内部设4个处,分掌总务、组训、业务、秘书、会计事项。
8.2.3 对于个人责任者,著录其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历等。
示例:许凌青(1897年11月14日—1994年10月8日),江西省乐平县洺口镇人。1921年曾与董必武、李汉俊、陈潭秋等人成立马克思学术研究会,1922年由董必武、陈潭秋介绍加入中国共产党,是湖北、江西早期中共党史的重要人物。曾因反蒋、抗日分别被国民党和日寇逮捕入狱,遭严刑拷打仍坚贞不屈。抗日战争和解放战争时期,分别在重庆和南京为中共做情报工作。新中国成立后,由周恩来总理任命为中央政务院秘书厅资料室主任,后由毛泽东主席任命为中南军政委员会委员、中南军政委员会文化部副部长、中南行政委员会文教委员和中南行政委员会文史馆馆长等职。1954年中南大区撤销,调河南省,任河南省人民代表大会代表、省人民政府委员、省教育厅副厅长、省政协常委。1994年10月8日在河南省郑州市逝世,享年97岁。
8.3 档案保管沿革
8.3.1 根据实际情况记录以下内容:
———接收、接受捐献、购买、代存等收集档案的过程;
———历次保管权转移的情况及时间;对于保管历史不清晰的著录单元,也应据实记录。
示例:孙中山的手稿及写给宋庆龄的信件是由宋庆龄捐赠的。宋庆龄保管这些文件直到去世,根据其遗嘱这些文件被送交到第二历史档案馆,现在这些手稿已成为孙中山全宗的一部分。(说明:全宗级)
8.3.2 全宗级著录单元应详细著录档案保管史,其他著录层级的著录单元可根据实际情况选择著录。
9 内容与结构项著录细则
9.1 范围和提要
在相应的著录层级上,简要概括并记录著录单元的范围和内容,例如时间范围、地点范围、主要内容和重要数据(包括技术参数)等。
示例1:某教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。某某市有关单位提出了实施意见。(说明:文件级)
示例2:馆藏该全宗档案共54卷,起止时间为1956—1960年。档案主要内容有:
(一)综合类:有交通部、该部召开铁路、公路、航运、邮电工作会议及该部党员代表大会的文件材料;五年工作计划、部务会议记录、机关规章制度、工交整风的材料。
(二)组织人事类:有交通部、铁道部、该部关于机构设置、干部任免、职工思想教育和知识分子考察、调配工作的通知、指示、决定、规定、报告。
(三)邮电、铁路类:有交通部、该部关于邮电、铁路工作的指示;关于发展江西省地方交通、邮电建设、铁路运输、建设投资与利润上缴的政策性文件。
(四)公路运输类:有交通部、该部关于江西省公路运输工作的方针政策的指示、规定;公路建设、客货运量计划;省营汽车,机关、企业、农业社汽车发展规划;车站建设、安全运输、投资建设、运输利润等方面的文件。
(五)航运类:有交通部、该部关于内河航运、港口建设、轮驳、船舶建设、地方航运、建立运输合作社工作的通知、指示、规定、报告;加强党对航运工作的领导和基层工作的通知、指示。(说明:全宗级)
9.2 人名
记录著录单元中具有检索意义的人物姓名,必要时可同时著录人物的身份证号码、职务、出生地、工作简历等信息。涉及多个人物时,应逐一著录,并用“;”隔开。
9.3 稿本稿本是指档案文件的文稿、文本和版本,应照实际情况著录。注:稿本包括草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。
9.4 文种文种是指文件种类的名称,应照实际情况著录。注:文种包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。
9.5 附件附件是指文件正文后的附加材料。文件正文后有附件的应著录附件题名,并符合7.4.2.2的规则。文件正文后有多个附件时,应逐一著录各附件题名,中间以“;”隔开。附件具有独立检索意义时,应在附注项中著录附件的文号、责任者、日期等。
9.6 载体形态载体形态是指著录单元的载体类型、数量和单位以及规格。
a) 载体类型。载体类型包括甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、照片、唱片、胶片、胶卷、磁带等。以纸张为载体的档案一般不予著录,其他载体类型据实著录。
b) 数量和单位。用阿拉伯数字记录著录单元的数量,用档案物质形态的统计单位记录载体数量对应的单位,如“页”“件”“卷”“册”“张”“幅”“个”“片”“盒”“盘”“米”等。
c) 规格。记录著录单元载体的材质、色彩、尺寸及型号等。
示例1:15页 (说明:文件级)
示例2:唱片,3张(说明:文件级)
示例3:缩微平片,1张,105mm×148mm(说明:文件级)
示例4:石质印章,1枚,4cm×2cm×2cm(说明:文件级)
示例5:录像磁带,5盒,3/4英寸(说明:文件级)
示例6:134页(说明:案卷级)
示例7:照片,3800张(说明:类别级)示例8:磁带,15盒;照片,138张;档案盒,52个(说明:全宗级)
9.7 计算机文件大小计算机文件大小是指电子文件、电子档案和传统载体档案数字化成果的字节数。计算机文件大小应照实著录,一般以 MB为计量单位。
示例:0.14MB(说明:文件级)20MB(说明:案卷级)
9.8 计算机文件格式计算机文件格式是指电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。记录文件格式的名称,必要时著录格式版本和格式描述。
示例:文本格式ofd、pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等,图像格式jpg、tiff、gif、png、bmp等;图形格式dwg、dxf、igs等;音频格式 wav、mp3、mid等;视频格式 mp4、avi、wmv、flv、mpg、rm 等。
9.9 生成方式生成方式是指电子档案比特流首次形成的方式。生成方式包括原生、数字化、编辑。应依据以下规则著录:———著录单元为电子档案时,生成方式著录为“原生”;———著录单元为数字化转换形成的数字副本时,生成方式著录为“数字化”;———著录单元为在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子档案时,生成方式著录为“编辑”。
9.10 整理情况整理情况是指著录单元的内部结构、排序及分类体系等信息。类别级以上的著录单元,简要说明其整理情况。
示例1:全宗内档案的排列顺序是按原有的顺序保管的,并被整理成五个类,以反映档案形成者在其中的主要活动。(说明:全宗级)
示例2:该全宗档案(1978—1985年)共19卷,1309份。文件排列基本齐全,按年度-组织机构分类,直属单位的案卷排列在每年度的最后,历年干部任职存入党委类。(说明:全宗级)
示例3:以件为管理单位。按照年度-机构-保管期限的分类方案整理。(说明:类别级)
9.11 保管期限保管期限是对档案划定的留存年限。2006年以前的档案,保管期限一般分为永久、长期和短期三种;2006年以后的档案,保管期限分为永久和定期。应著录原定的保管期限,保管期限有更改的,应著录新的保管期限。
示例1:永久
示例2:30年
9.12 销毁情况销毁情况是指鉴定后对失去保存价值的著录单元进行毁灭性处置的说明,应著录销毁时间和销毁方式。
10 查阅与利用控制项著录细则
10.1 密级密级是文件保密程度的等级。应著录文件形成时所确定的密级和保密期限,可同时著录保密期限届满年月。已升密、降密、解密的文件应著录变更情况,例如新的密级、保密年限和解密日期等。
示例1:机密★10年
示例2:机密★10年,2024年届满
示例3:2020年8月解密
10.2 公开属性公开属性是指著录单元的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的著录单元,宜在附注中注明理由。注:公开属性包括主动公开、依申请公开或不予公开。
10.3 开放标识开放标识是指著录单元的开放审核意见。开放标识应照实著录。受控的著录单元,宜在附注中注明受控依据。注:开放标识包括开放、控制、延期开放和未审核等。
10.4 语言或文字
语言或文字是著录单元中使用的语种名称。应按照 GB/T4880、GB/T4881中语种的汉语名称著录。
示例1:满语
示例2:法语
10.5 主题词或关键词
10.5.1 主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。
10.5.2 本著录项目可著录主题词,也可著录关键词。主题词宜按照《中国档案主题词表》及各行业相关规范化的词表进行标引。关键词可自由取词。多个主题词之间或多个关键词之间以“;”相隔。
10.6 分类号
分类号是对档案进行主题分析,并依照档案的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号。分类号应按照《中国档案分类法》和 GB/T15418的规定著录。
示例:M33+P13
10.7 缩微号
缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号。缩微号应照实著录。
示例:83-45
10.8 存储位置
存储位置是档案的物理或逻辑存址。传统载体档案,著录其在库房中的存放位置。电子档案,著录其脱机载体类型、编号和存址。
示例1:本馆602库房第10排密集架第2列(说明:传统载体档案)
示例2:光盘,350100-CD-00001,某某省档案馆2号库房 (说明:电子档案)
11 相关档案材料项著录细则
11.1 原件存放位置
当著录单元是复制件或包含复制件时,著录其在本机构或别处是否存在原件以及原件的存放位置。
如确认原件不复存在,应加以说明。
示例1:原件存放在某某市档案馆。(说明:类别级)
示例2:035号案卷原件于1988年8月从本类别中抽出后,便不知存放在何处。故现以该案卷的复制件放在本类别中代替原件。(说明:类别级)
11.2 复制件存放位置
当著录单元在本机构或别处有相应的复制件时,著录其存放位置。
示例1:本类别以缩微形式备份,缩微号为107-1至107-124,存放在本馆3号库房中(说明:类别级)
示例2:本全宗异地备份复制件存放在某某市档案馆 (说明:全宗级)
11.3 相关著录单元
相关著录单元是保存在本机构或别处的具有来源联系或其他关联的著录单元。记录相关著录单元题名、档号等相关信息,并说明具体的关系。
示例1:参见中共某某省委政法委员会全宗,全宗号 X010(说明:全宗级)
示例2:(某馆)明清地契档案又见中国第一历史档案馆(说明:全宗级)

12 附注项著录细则
12.1 附注是其他著录项目中无法展现但需解释和补充的信息。各著录项目中需注明的信息应按照各著录项目的顺序著录,著录项目以外需解释和补充的信息列在其后。每一条附注都应分段著录。
12.2 各著录项目中需要注明的事项如下。
a) 题名附注:注明同一文件的不同题名或其他称谓。
示例1:题名又称“工业三十条”
示例2:现名《新民主主义论》
b) 日期附注:注明考证前的原日期和考证依据。当著录的日期为非形成日期时,应注明为何种日期。
示例1:考证前的原日期为□□□□0824,依据辅仁大学收文单考证
示例2:日期为收文日期
c) 责任者附注:注明考证前的原责任者、考证依据。
示例:考证前的原责任者为“周”,据笔迹考证
d) 稿本附注:著录单元有不同稿本者应予注明。
e) 附件附注:注明有独立检索意义的附件的文件编号、责任者、日期等。
f) 载体形态附注:记录载体发生的重要变化,如破损、残缺、变质、字迹褪变和无法播放等情况。
示例1:中间缺3页
示例2:部分照片已褪色
g) 除上述附注内容外,需要注明的其他事项。
12.3 著录项目以外需要注明的事项如下:
a) 著录单元另有其他载体形式者应予注明;
b) 著录单元经考证为赝品者应予注明;
c) 著录单元有重要批示的应予注明;
d) 除上述附注内容外,需要注明的其他事项。
13 著录控制项著录细则
13.1 著录者
著录者是完成档案著录工作的责任人员。记录著录者姓名及其工作单位名称。著录者姓名与工作单位名称之间以“,”相隔,多个著录者信息之间以“;”相隔。
示例1:王强,某某市环保局
示例2:张磊,某某省某某厅档案室;刘亮,某某省档案馆
13.2 著录日期
著录日期是完成著录条目的日期。著录条目有更新时,应同时著录更新日期。著录日期应按照7.6.2给出的规则著录。
14 著录示例
各著录层级的著录示例见附录 E。

附录 A
(资料性)
文件级著录项目
表 A.1给出了文件级著录项目。

行业标准 |《档号著录规则》-4.jpg